Il magazzino
Con il modulo Magazzino di Mago4 vengono gestiti tutti i movimenti delle merci in deposito in modo razionale ed efficiente. Amministrare correttamente la movimentazione delle merci è indispensabile in un’azienda di successo. Con il modulo Magazzino, Mago4 mette a disposizione le molteplici funzionalità che riguardano la logistica di magazzino.
Il codice articolo e la descrizione
È possibile riportare nella stampa dei documenti (es. Ordine o DDT) i campi Codice Articolo e Descrizione dell’articolo, della lunghezza di 21 e 64 caratteri, aggiungendo, se necessario, eventuali note inserite in anagrafica articolo. Questa personalizzazione è possibile grazie ai fincati, ovvero report che è possibile scegliere di creare con Reporting Studio, l’apposito generatore di report per Mago4.
Se vi è necessità di codificare sia articoli di magazzino che servizi si può utilizzare l’opzione Merce. È possibile inserire manualmente il codice articolo o lasciare che sia Mago4 a generarlo con una comoda funzione di auto numerazione. Se non utilizza più un determinato articolo, è possibile semplicemente disattivarlo senza doverlo eliminare. È possibile scegliere quali articoli andranno stampati nelle schede e nelle stampe di valorizzazione. Mago4 può dire automaticamente quando e presso quale fornitore l’articolo è stato acquistato l’ultima volta e quando è stato ceduto.
È possibile associare a ogni articolo un’immagine ed è possibile anche inserirla nelle stampe, producendo listini prezzi personalizzati.
Dai movimenti di produzione è possibile calcolare il costo dei prelievi.
Il prezzo base e lo sconto dell’articolo
Mago4 dà la massima flessibilità nell’impostare i prezzi e la scontistica. Già nell’Anagrafica Articolo è possibile indicare un Prezzo Base e una percentuale di sconto. È possibile inserire diverse tipologie di prezzi e sconti da utilizzare nei movimenti di magazzino o nei documenti di vendita in base alle preferenze. Inoltre, è possibile indicare se il prezzo dell’articolo è comprensivo di IVA oppure no.
Le navigazioni grafiche
La Navigazione Articoli di Mago4 permette di vedere in modo semplice e immediato tutti i dati più significativi legati all’articolo, come ad esempio le quantità disponibili, oppure le quantità disponibili sui vari depositi, i listini di vendita, gli ordini clienti e fornitori ancora aperti ed altro ancora. La Navigazione Saldi Articoli permette invece di controllare i saldi degli articoli distinti per esercizio, deposito e lotto, monitorando i più importanti aspetti fiscali.
Il codice parlante
Questo strumento fa sì che Mago4 generi automaticamente sia il codice che la descrizione di un articolo sulla base di una serie di parametri che è possibile liberamente definire. Oltre a creare il codice e la descrizione, questo strumento può riportare informazioni come l’Unità di Misura (base e alternativa), il Codice IVA, la Categoria Merceologica e Omogenea.
La gestione dei codici a barre
Come noto, il codice a barre è diffusissimo tra gli articoli in commercio e permette di identificare rapidamente e senza possibilità di errore un articolo mediante l’utilizzo di un lettore ottico. È possibile scegliere se usare gli stessi codici a barre definiti dai fornitori e inserirli in un’apposita anagrafica oppure definire un codice a barre da utilizzare nella vendita.
Inoltre, il Mago4 è capace di lavorare con qualsiasi lettore di codici a barre compatibile con Windows.
Gli articoli equivalenti
Quando si ha a che fare con più articoli dalle caratteristiche simili, è possibile selezionare uno degli articoli previsti come alternativi a quello già presente sulla riga del movimento di magazzino o documento di vendita/acquisto. Con il magazzino di Mago4 è possibile definire come ritieni più opportuno le equivalenze tra gli articoli codificati, permettendo la proposizione di un articolo al posto di un altro.
Le unità di misura
Capita spesso di usare certe unità di misura per la giacenza degli articoli in magazzino e usarne di diverse per i documenti di vendita e acquisto. Mago4 è perfetto per gestire questi processi in modo semplice e pratico, perché permette di:
- codificare Unità di Misure generiche;
- gestire un rapporto tra Unità di Misura generiche;
- inserire delle Unità di Misura specifiche per un singolo articolo;
- calcolare una quantità in base a coefficienti;
- gestire la modifica delle Unità di Misura all’interno dei movimenti di magazzino, ricalcolando prezzi e quantità.
Con Mago4 è possibile scegliere qual è l’Unità di Misura più appropriata per movimentare ogni singolo articolo, indicandola sulla riga dei documenti. Questo senza perdere d’occhio l’Unità di Misura base, inserita nel campo UM dell’anagrafica. È possibile inserire una nuova Unità di Misura generica indicando Codice, Descrizione, Simbolo ed eventuali note descrittive.
Mago4 è in grado di proporre in automatico l’Unità di Misura coerente con il tipo di documento e può anche effettuare dei calcoli per te. Ad esempio, se in un documento hai una riga con 500 grammi di un articolo al valore unitario di un euro, basta cambiare l’unità di misura in chili ed ecco che Mago4 ricalcola la quantità in 0,50 e il valore unitario in 1.000.
Grazie all’utilizzo dei Coefficienti è possibile invece “insegnare“ a Mago4 come calcolare una quantità. Per esempio, per calcolare la quantità di un articolo gestito in metri cubi è possibile fare il calcolo per esteso di altezza x larghezza x profondità.
L’utilizzo dei movimenti di magazzino
Ogni volta che si richiama un articolo nei movimenti di magazzino, così come nei documenti dei cicli attivo e passivo, Mago4 propone automaticamente l’Unità di Misura per il carico e lo scarico, a seconda della causale di magazzino impostata o del tipo di documento. È possibile modificarla selezionandone un’altra.
La classificazione articoli
Per differenziare gli articoli in base alle necessità Mago offre tre suddivisioni possibili: per Categorie Omogenee, per Categorie Merceologiche e per Tipi Articolo. Una delle caratteristiche importanti di queste suddivisioni è che è possibile utilizzarle anche come filtri per selezionare gli articoli in molte procedure di Mago4.
È possibile anche gestire i Produttori e le categorie prodotto, utili quando si deve richiamare degli articoli nei movimenti di magazzino e nei documenti dei cicli attivo e passivo.
Nelle Categorie Merceologiche è possibile anche inserire, oltre ai campi Codice, Descrizione e Nota, una percentuale di Sconto.
Le quantità ed i valori di magazzino
Con il modulo Magazzino di Mago4 è possibile gestire le quantità e i valori di magazzino sia a livello fiscale che di singolo deposito.
Consultando l’Anagrafica Articoli e gli altri strumenti messi a disposizione da Mago4 si hanno sempre sotto controllo le quantità di ogni articolo (distinguendo tra merce di proprietà e merce disponibile), la situazione dei depositi e le quantità ordinate ai fornitori e dai clienti. Per ottenere la valorizzazione di magazzino, che può essere effettuata per l’intera azienda od il singolo deposito, Mago4 fornisce svariati criteri.
I dati fiscali
I dati fiscali sono messi a disposizione da Mago4 nelle schede Valorizzazione in Anagrafica Articoli e Navigazione Saldi Articoli, utili per conoscere la situazione di ogni articolo. In questo modo gestisci giacenze, disponibilità, l’Ordinato a Fornitore e l’Impegnato da Ordini Cliente. Oltre a queste voci, con Mago4 è possibile gestire ulteriori dati sulla movimentazione dell’articolo nel corso dell’esercizio:
l’Acquistato, che rappresenta la somma di tutti i movimenti di acquisto al netto di eventuali resi a fornitore.
Il Prodotto, che rappresenta quanto è stato prodotto all’interno dell’azienda tramite i moduli di Mago4 specifici per la produzione.
Venduto e Scarti, che rappresentano la somma dei relativi valori d’esercizio.
Il venduto viene presentato al netto degli eventuali resi da cliente.
I valori e i costi
All’interno dei Dati Fiscali trovi un altro aspetto fondamentale, rappresentato dalla valorizzazione del magazzino. Il Valore giacenza iniziale si riferisce al valore dell’articolo in base alla valorizzazione dell’esercizio precedente o ai movimenti di inventario.
Normalmente, i movimenti di acquisto aggiornano il valore dell’Ultimo Costo. Il costo Standard rappresenta invece una diversa valorizzazione che può essere attribuita all’articolo. Tra i vari criteri di valorizzazione presenti in Mago4 trovi anche il Costo Medio.
Il LIFO e il FIFO
Altri due criteri di valorizzazione che è possibile utilizzare con Mago4 sono il Lifo ed il Fifo. Entrambi vengono gestiti a scatti annui, senza considerare ogni singolo movimento, ma raffrontando le rimanenze finali di ogni esercizio. Con un apposito modulo è possibile anche scegliere di valorizzare a Lifo e Fifo a scatti continui.
La valorizzazione a costi
Mago4 fornisce un report con il quale è possibile filtrare gli articoli per codice, Tipo Articolo, Categoria Merceologica e Categoria Omogenea. Per ogni articolo è possibile vedere la quantità in giacenza alla data richiesta e le valorizzazioni relative secondo questi criteri:
- Ultimo costo;
- Costo Medio;
- Costo medio ponderato;
- Costo standard;
- Lifo;
- Fifo;
Grazie a questa funzionalità è possibile ottenere una rapida ed efficace comparazione della valorizzazione di magazzino secondo i criteri che scegli.
La valorizzazione a costi con selezione sul tipo
Per ogni articolo è possibile vedere la giacenza a inizio esercizio con la relativa valorizzazione (valore presente nella scheda Dati Fiscali dell’Anagrafica Articoli) e la giacenza nella data desiderata secondo il metodo richiesto. I criteri che è possibile usare nella valorizzazione alla data sono gli stessi visti per la valorizzazione a costi.
La valorizzazione a lotti
Un altro report importante che è possibile usare in Mago4 permette di filtrare gli articoli per lotti d’appartenenza. Così è possibile costificare gli articoli in base all’effettivo costo di carico a magazzino. È possibile utilizzare questa valorizzazione in tutte le procedure di Mago4.
I depositi
La valorizzazione fiscale può avvenire, in base alle esigenze, per l’intera azienda o per singolo deposito. Con Mago4 è possibile gestire più Depositi, senza limitazione di numero. È possibile movimentare qualsiasi articolo sul deposito desiderato sia nei movimenti di magazzino che nei documenti dei cicli attivo e passivo. Così è facile avere in ogni momento delle informazioni complete e dettagliate, non solo per merce di proprietà dell’azienda e merce disponibile (Anagrafica Articoli), ma anche in merito a dove questa si trova (Navigazione Saldi Articoli).
Dati cliente/fornitore articolo
Grazie all’inserimento di dati tipici, il modulo Magazzino permette di riservare condizioni di vendita particolari per ogni cliente e memorizzare i prezzi e gli sconti che ogni fornitore riserva. Inoltre è possibile memorizzare, in modo manuale o automatico, le informazioni principali relative all’ultima vendita/acquisto o reso nei confronti di ogni singolo cliente/fornitore.
Le informazioni principali
Con Mago4 è possibile raccogliere diverse informazioni per articolo relative sia al singolo cliente che al singolo fornitore. Grazie a questo, è possibile riservare prezzi speciali a migliori clienti, memorizzare le condizioni che pratica ogni fornitore e reperire velocemente i dati (prezzi, sconti e quantità) dell’ultima vendita e dell’ultimo acquisto.
Le causali di magazzino
Le causali di magazzino sono fondamentali in quanto determinano il comportamento di ogni movimento.
Mago4 mette a disposizione delle causali già pronte, così è possibile registrare tutti i movimenti più comuni in modo corretto senza rischio di errori. Le causali predefinite non sono modificabili, ma è possibile prenderle a modello, copiandole o creandone di nuove.
L’importazione file articoli
Se si vuole evitare di inserire manualmente gli articoli uno ad uno all’interno del movimento di magazzino è possibile far sì che Mago4 li inserisca a partire da un file di testo che li contiene tutti. Questa funzione è particolarmente utile quando il file viene generato da un lettore di codici a barre.
La generazione di movimenti automatici
Mago4 può generare automaticamente dei movimenti di magazzino per spostare della merce tra due depositi, in modo da conciliare la quantità fisica risultante a magazzino con i dati presenti nel programma.
La chiusura di magazzino
Con la Chiusura di Magazzino è possibile scegliere, tramite la relativa opzione, se eseguire o meno la valorizzazione e, nel caso, scegliere il criterio di valorizzazione più appropriato.
I movimenti di magazzino
Per quanto riguarda i movimenti di magazzino, il comportamento di Mago4 è del tutto identico a quello che riguarda i documenti dei cicli attivo e passivo. Anche qui vi è la colonna Lotto dove è possibile impostare il relativo codice, selezionandolo tra quelli già presenti o generandone uno. Come per il D.D.T., nei movimenti di magazzino dove viene utilizzata una causale di scarico il modulo propone il codice Lotto in base alle impostazioni, con la possibilità di modificarlo manualmente. In Gestione Lotti è possibile trovare diverse informazioni utili: codici, date di inizio e fine validità, prescadenza, esaurimento e numeratori automatici dei Lotti.
Navigazione saldi articoli
Nella Navigazione Saldi Articoli si trovano, distinte per deposito, le informazioni relative alle quantità di ogni singolo lotto dell’articolo: giacenza, disponibilità, impegnato da Ordini Cliente e altro ancora.
La modifica dei documenti
Può capitare di inserire dei dati errati in un movimento dei cicli attivo e passivo e nei movimenti di magazzino. Con Mago4 è facile rimediare. Basta entrare in modalità modifica e correggere l’errore effettuato: al salvataggio tutti i dati verranno correttamente aggiornati. Se una causale di magazzino è stata codificata in modo errato e viene corretta, per allineare i dati relativi ai Lotti basta eseguire la procedura Ricostruzione Saldi di Magazzino. In questo modo Mago4 cancella e ricostruisce i dati in base ai movimenti di magazzino e all’attuale impostazione delle causali di magazzino utilizzate.
La gestione matricole
Ogni volta che viene movimentato un articolo gestito a Matricole (tramite i documenti del ciclo Attivo o del ciclo Passivo o mediante movimenti di Magazzino), Mago4 inserisce in modo automatico la matricola interna e/o esterna o permette di indicarla manualmente.
Il movimento di magazzino
È possibile effettuare la gestione delle Matricole anche nei movimenti di magazzino: quando richiami un articolo gestito a Matricole vengono abilitati i campi Matricola interna e Matricola fornitore.
La ricerca per matricola
In qualsiasi documento del ciclo attivo, passivo e nei movimenti di magazzino è possibile utilizzare il codice Matricola per ricercare un articolo. Basta inserire nel campo Articolo il codice Matricola interna o esterna e selezionare, tramite click destro sullo stesso campo, il tipo di ricerca desiderata.